La réunion « FAFA »

Introduction

La réunion Face à Face (FAFA) est le point névralgique du système de management. Elle permet de connaitre son équipe sur le bout des doigts, et le mieux on la connait, le mieux on peut anticiper les différentes situations sensibles à gérer. Dans ces réunions, il faut que chacun des membres de l’équipe puisse s’exprimer à sa guise, ce qui signifie non seulement choisir ses sujets, mais aussi sa façon de les exprimer. Tout peut y être exprimé, et comme à Las Vegas, tout se qui se dit dans le FAFA reste dans le FAFA !

Ensuite, cette réunion s’inscrit aussi dans le suivi des objectifs individuels des membres de l’équipe. Si un manager veut qu’une personne préforme, il est nécessaire qu’il suive régulièrement l’avancement des objectifs fixés lors des réunions annuelles de performance. Bien souvent, le simple fait de savoir qu’un objectif va être discuté lors d’une réunion fait qu’on travaille dessus. Les membres de l’équipe sont la plupart du temps emportés par le flot du quotidien qui fait que leurs objectifs moyen terme et long terme passent au second plan. Instaurer des réunion régulières pendant lesquelles les collaborateurs savent qu’un des sujets va traiter d’un objectif est clé pour s’assurer qu’ils travaillent ce sujet particulier avant la réunion. Et s’ils ne travaillent dessus que quelques dizaines de minutes juste avant la réunion, il faut toujours repartir avec le côté positif de la situation : ils ont travaillé sur un objectif long terme, et c’est en ajoutant bout à bout le travail sur ces objectifs qu’on finit par les atteindre.

Enfin, il est nécessaire pour tout manager de tenir une réunion FAFA avec chacun des membres de son équipe, en s’assurant que personne ne soit tenu à l’écart. C’est grâce à cette réunion que les éléments en difficulté pourront remonter la pente en améliorant leurs résultats. C’est lors de cette réunion qu’un manager pourra apprendre pourquoi une personne est un peu plus distante à un instant donné. S’il y a une baisse de performance, il est important d’en connaitre la cause afin de s’assurer que tout est mis en place pour la limiter dans la durée. On ne peut pas non plus réserver cette réunion aux membres clés de l’équipe, ils seraient alors irrémédiablement mis en difficultés du fait d’un rejet certain par les autres pour cause de favoritisme.

Même si elles sont cruciales, ces réunions sont finalement assez simple à mettre en place. Si on suit la méthode de façon scrupuleuse, elles deviendront rapidement un moment privilégié apprécié par toute l’équipe.

1. Le cadre de la réunion

Il est impératif que cette réunion soit faite en toute confidentialité. Attention, confidentialité ne veut pas forcément dire isolement. En fonction de la configuration des lieux de travail, il se peut qu’on ne dispose que d’un coin de bureau dans un espace de co-working ou dans un open space. Il est évident qu’il est beaucoup plus simple de s’enfermer seuls dans un bureau, mais ce n’est pas non plus une obligation. En réduisant le son de sa voix et en prenant soin de rester discrets, on peut tout à fait faire une réunion FAFA en espace ouvert. On peut aussi très bien envisager une réunion en vidéo conférence, ou même par téléphone, même si cette dernière solution n’est à utiliser qu’en dernier ressort. Si la réunion s’appelle « Face à Face », c’est aussi parce que la communication non verbale est autant, voir plus importante, que la communication verbale, et voir son interlocuteur augmente la compréhension et favorise donc la confiance qu’on peut lui apporter.

Il est tout aussi important de toujours garder pour mot d’ordre « libre échange » lors de cette réunion. Il faut proscrire toute critique d’actions ou de personnes et bien entendu tout jugement. En effet, il deviendra évident pour votre collaborateur, peu importe qui il ou elle est, que si vous entrez dans une démarche de critiques ou de jugements lors de votre réunion, il devrait en être de même pour les réunions que vous aurez avec vos autres collaborateurs. Cette démarche est donc totalement destructrice du climat de confiance nécessaire au bon déroulement de la réunion. Au contraire, le manager devra faire preuve d’écoute active et vous assurer que chacun peut s’exprimer librement. A ce titre, il est très important que chacun puisse s’exprimer avec ses propres mots. La focalisation doit être sur le fond et pas sur la forme. En effet, le fait de laisser une personne s’exprimer avec ses mots aidera à faire tomber la barrière du language et elle se sentira donc plus libre dans son expression et dans sa pensée.

Néanmoins, si des propos viennent à vous choquer ou vous mettent mal à l’aise au cours de l’entretien, vous devrez alors en faire part à votre collaborateur (trice), en faisant attention aux mots que vous utilisez et en vous assurant qu’ils seront bien interprétés dans leur sens initial. Le mieux étant toujours d’utiliser des mots simples et des phrases courtes. Gardez toujours à l’esprit que le plus important dans une conversation n’est pas ce que vous voulez dire, mais ce que l’autre comprend de ce que vous dites. La bonne communication est de faire passer un message, pas simplement de le diffuser. Vous me direz que cela va à l’encontre de ce qui a été dit juste avant, la grande différence est que cette réunion est celle de vos collaborateurs, pas la vôtre. C’est donc à vous de leur laisser la main et c’est aussi à vous de vous assurer qu’ils comprennent vos propos tout autant que vous devez vous assurer que vous comprenez les leurs.

Enfin, il découle de cela que vous ne devrez pas tenir rancoeur et encore moins sanctionner un collaborateur pour ce qui aura été dit lors de cette réunion. C’est le prix à payer pour instaurer et garder le climat de confiance de ces réunions. Gardez toujours en mémoire que plus les sujets abordés lors d’une réunion sont sensibles, plus les fondations qui font que la réunion est ouverte et productive sont fragiles. Le fait que des sujets personnels seront sans aucun doute abordés au fil du temps lors des réunions FAF fait que cette réunion est sans doute la plus sensible que vous avez à tenir dans la sphère professionnelle. Si vous perdez la main et que vous transgressez les règles avec un collaborateur, tous les autres penseront alors que ces réunions sont faites à leur détriment et que vous pouvez facilement les trahir, ils se fermeront donc à toute communication et vous perdrez le leadership de votre équipe. L’inverse est tout aussi vrai, si vous arrivez à instaurer un climat de confiance avec vos équipes lors de ses réunions et que chacun de leurs membres – ou au minimum les éléments leaders dans une premier temps – sentent qu’ils peuvent vous faire confiance, votre leadership en sera d’autant plus renforcé.

2. La structure

La réunion doit se dérouler en 3 phases séparées, mais pas égales en terme de durée. Il est important que chacune des réunions comporte ces trois phases, elles sont la base de la réussite du process.

• La première phase sera totalement consacrée au collaborateur, et c’est lui qui aura la parole pendant cette phase. Le manager n’interviendra qu’à l’invite du collaborateur, mais il faudra qu’il fasse preuve d’écoute active pendant l’élocution du collaborateur. Cette phase durera entre 10 et 20 minutes, en fonction de ce que le collaborateur veut aborder.
• La seconde phase vient du manager, il reviendra sur des sujets qu’il a relevé au cours de la semaine par rapport au collaborateur et fera le point sur des objectifs mis en place au cours des réunions précédentes. Cette phase durera une dizaine de minutes.
• La troisième phase sera consacrée à l’évolution du collaborateur dans l’entreprise. C’est pendant celle-ci qu’on abordera ses ambitions, son avancement par rapport à ses objectifs annuels, les opportunités de carrière, etc. Cette phase durera 5 à 10 minutes

Au cours de la première phase, le collaborateur a la parole. C’est lui qui decide du sujet, et c’est aussi lui qui décide si et quand le manager peut parler. Il faudra toujours veiller à ce que cette règle soit respectée, même si parfois, c’est très difficile de garder le silence. Le manager pourra bien entendu couper court à un discours qui pourrait le mettre mal à l’aise ou qui serait irrespectueux ou illégal en expliquant les raisons, mais ces cas sont très rares, pour ne pas dire inexistants. Pour les sujets qui peuvent être abordés pendant la réunion, il n’y a pas de limite. Attention à bien prendre en compte ce critère, car il peut paraitre contre-productif au premier abord. Néanmoins, si un collaborateur veut parler d’un sujet très personnel qui n’a à priori rien à voir avec le travail, il faut le laisser s’exprimer. Cela signifie que son niveau de confiance envers le manager est en train de croitre, il s’agit donc de garder le cap. Attention toutefois à toujours bien écouter ce qu’il dit. Par exemple, s’il vous dit que sa fille s’appelle Noémie, il ne faudra pas ensuite lui demander s’il a des enfants. L’effet inverse se produirait alors et il perdrait toute confiance dans votre qualité d’écoute voir même en vous.

La deuxième phase, quant à elle, est consacrée au suivi du collaborateur par le manager. Il reviendra sur des situations pour lesquelles il se doit de lui donner un feedback, par exemple s’il a fait un très bon rapport sur le projet X, ou si la discussion animée qu’il a eue avec un collègue a eu un effet négatif sur la vision que les autres membres de l’équipe ont de lui, etc. Si un plan d’action a été mis en place lors d’une réunion FAFA antérieure, il faudra aussi lui apporter un suivi pendant cette phase. En effet, un plan d’action n’a de sens que s’il est suivi et si l’objectif auquel il prétendait est validé. Le fait d’apporter un suivi à ses plans d’action qui sont spécifiques au collaborateur lui démontre que le manager lui consacre du temps et de l’énergie, cela contribue à améliorer le lien de confiance entre les deux. Lors de cette seconde phase, le temps de parole du manager sera plus conséquent que celui du collaborateur qui aura alors plus un rôle de réponse que d’argumentation.

La troisième phase servira à échanger sur le rôle du collaborateur dans l’entreprise, sur ses ambitions et aspirations, sur ses performances, sur la préparation de sa revue annuelle. Cette partie ira sans doute très vite en milieu de période. Par contre, elle sera plus fournie à l’approche des revues annuelles ou lorsqu’une opportunité de carrière se présente pour le collaborateur. Cette phase, même si souvent peu « fournie », est tout aussi importante que les 2 autres. C’est pendant celle-ci qu’on s’assurera que les objectifs annuels sont sur la bonne voie et qu’ils vont être atteints. Il faut toujours garder en tête que le rôle d’un manager est que chacun de ses collaborateurs atteint tous ses objectifs personnels. C’est en s’assurant que les collaborateurs atteignent leurs objectifs qu’on s’assure qu’ils progressent en même temps qu’ils font progresser l’entreprise.

3. La priorité et la fréquence

Il est important ici de faire correspondre toute la théorie du management avec la pratique. Si on est persuadé que le rôle principal du manager est de faire en sorte que son équipe performe, et pour cela que chacun de ses collaborateurs doit être en mesure de se consacrer à 100% à sa tâche, alors cette réunion doit être la priorité absolue. Cela doit être non seulement établi mais aussi respecté dans les faits. C’est à dire qu’on ne doit pas la modifier en fonction de son planning, mais on doit modifier son planning pour faire en sorte que cette réunion soit maintenue. Aussi, pendant la réunion, nos collaborateurs doivent comprendre qu’ils sont l’objet de la réunion et que rien n’est plus important qu’eux à ce moment. Cela veut dire que le téléphone portable doit être en sourdine (ou encore mieux éteint), et si on doit absolument prendre un appel pendant la réunion (situation de crise, manager direct, …), on doit tout mettre en place pour le réduire au strict minimum, c’est à dire annoncer qu’on rappelle dans X minutes afin de faire un point précis sur le sujet. Un collaborateur comprendra facilement qu’on peut avoir des urgences, mais il ne comprendra pas (à juste titre), que tout semble plus urgent que la réunion qui lui est consacrée.

Aussi, il est important que cette réunion soit planifiée de manière régulière et systématique. Elle donnera un rythme à la semaine, et bien qu’elle corresponde sans aucun doute dans un premier temps à un moment d’angoisse pour les collaborateurs, elle constituera rapidement un moment privilégié, attendu par chacun. Que les collaborateurs soient des top performers, des hyper stressés, des introvertis ou des extravertis, voir même des personnes en perdition, ils verront dans cette réunion un moment privilégié à passer avec leur manager, pendant lequel ils pourront parler librement et apprendre quelque chose sur eux-même qui leur permettra de progresser. Cette réunion correspondra aussi pour la manager à une période pendant laquelle il pourra être complètement ouvert avec ses collaborateurs.

Conclusion

De tous les outils managériaux, de toutes les techniques utilisées par les managers pour souder leurs équipes, de l’essence de l’art du leadership, la réunion FAFA fait toujours partie du quatuor de tête des outils indispensables. C’est un des piliers du management car elle permet de créer une cohésion de l’équipe autour du manager. Tous les membres d’une équipe ne peuvent pas s’entendre parfaitement, c’est d’ailleurs un avantage s’ils ont des vues différentes sur les problèmes rencontrés, mais ils doivent tous voir en leur manager un soutien, quelqu’un qui les comprend et qui sait les faire se surpasser. Cette réunion, utilisée à bon escient, bâtira la fondation d’un lien de confiance entre le manager et ses collaborateurs. Ils sauront qu’ils peuvent tout y dire, qu’ils ne seront pas jugés pour ce qu’ils pensent, et qu’une partie de la réunion sera consacrée à leur progression non seulement au sein de l’entreprise, mais plus généralement en tant que personne.

Enfin, lorsque que le temps présentiel en entreprise est de plus en plus rare en raison du télétravail, il devient primordial de saisir l’opportunité ce ces réunions pour consolider le lien avec les collaborateurs. Cette réunion sera d’autant plus importante qu’elle leur permettra de s’extraire de leur quotidien rempli d’emails et de tableaux partagés. On pourra d’ailleurs leur proposer de faire cette réunion en « extérieur », en effet, rien n’empêche d’aller marcher lors de cet échange, les notes qui serviront à la discussion pourront être prises sur un téléphone portable ou sur une simple feuille volante permettant ainsi de s’extraire non seulement du quotidien, mais de l’espace de travail tout entier.